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/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / payroll_ / payusa50.zip / PAYUS50E.ZIP / CR_INSTR.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-01-16  |  9KB  |  194 lines
  1. SPELLING - CHEQUE OR CHECK ?
  2. ============================
  3.  
  4. I came from England and now live in Canada.  In both countries (and probably
  5. also in Australia, New Zealand, and most other english speaking countries) a
  6. piece of paper representing an order for money is a cheque.   The different
  7. spelling distinguishes it from the need to check (scrutinize or verify)
  8. something or to make a check mark in a box on a form.   In most of the USA
  9. popular usage seems to be "check" for everything including an order for money.
  10.  
  11. In these instructions I have used the U.S. terminology, but in the program you
  12. will find the word "cheque".   If this causes any problems please let me know
  13. for possible change in a future U.S. release, but if possible I would like to
  14. retain "cheque" so most of the same program source code can be used in other
  15. countries as that makes it easier to maintain it and ensures that enhancements
  16. in one version are automatically included in all versions.
  17.  
  18.  
  19. HOW TO ENSURE PAYROLL USA IS RECORDING CHECK DATA
  20. =====================================================
  21.  
  22. In January and February of 1995 PAYROLL USA will check to see if you have
  23. tried this new feature.  If it finds no *.BRC (bank) files on the program
  24. directory it will assume you have never tried it so it will switch it on
  25. automatically.  The only other action you need take is the first time you
  26. print pay cheques it will ask for a file name for the bank file, name it
  27. whatever is meaningful for you, presumably a short form of your bank's name
  28. (8 characters or less), such as BANKAMER or FIRSTATE etc.
  29.  
  30. You can switch it on at other times (or turn it off after trying it)
  31. as follows:
  32.  
  33. Either:
  34. 1.
  35.    From the MAIN PAY MENU
  36.    F3 PRINT AND/OR RECONCILE CHECKS, PRINT PAY SLIPS, then
  37.       F3 Bank Reconciliation of Pay Checks
  38.           { it will offer to turn it on if not already on, not much
  39.             else you can do here until some checks on file }
  40. -OR-
  41.  
  42. 2.
  43.    From the MAIN PAY MENU
  44.    F5 CONFIGURATION & OTHER UTILITIES, then
  45.          F4 CHANGE CONFIGURATION - DISKS, PROMPTS, ETC., then
  46.              F5 Your Company Information, then
  47.  
  48.                    (at the bottom of the screen)
  49.                    set "USING CHECK RECONCILIATION" to true
  50.                    and press Escape repeatedly until back to
  51.                    the MAIN PAY MENU.
  52.  
  53. Any PAYROLL USA checks printed after this is done will be added to the
  54. check file.  If you later stop using this feature then repeat this procedure
  55. but change "Using Check Reconciliation" to False to stop check recording
  56. and prevent the file filling up. (It can only be made False from the
  57. "F5 CONFIGURATION & OTHER UTILITIES" route)
  58.  
  59. Also, for those who were using it prior to January 1995 note that your check
  60. file names will be automatically changed to allow for the new multiple bank
  61. feature.  Only the 3 character extension will be changed, example PUSACHQR.DTA
  62. will become PUSACHQR.BRC and PUSACHQR.INX will become PUSACHQR.BRI   You need
  63. not worry about this unless you have an automatic backup routine that copies
  64. certain specified files to tape - if so change it to take the new names.
  65. You no longer need the seperate Check Reconciliation program we sent you,
  66. use the new built in routine instead.
  67.  
  68.  
  69. PROGRAM FEATURES
  70. ================
  71.  
  72. Pay checks are automatically added to the check file as they are printed by
  73. PAYROLL USA.  At that point they are outstanding. You can mark them as
  74. reconciled when they are returned to you by the bank (or are shown as paid on
  75. your bank statement).  You can also mark them void if they are reissued or
  76. replaced with cash.  You will want to keep outstanding checks on the file at
  77. least until they become stale dated, and you may wish to keep void and
  78. reconciled checks on file for say 3 months in case of queries. You can
  79. selectively delete older checks in either category when the file becomes too
  80. full.  If you need a longer history than 3 months you can have it, but the
  81. file will become larger.  If it exceeds 2,500 checks and you want to keep
  82. them all then you will need to order the upgrade to the maximum file size of
  83. 8,190 checks ($100.00 plus taxes).
  84.  
  85.  
  86. F1 Find Any Pay Check
  87. ----------------------
  88.  
  89. Checks can be located by number or by payee name.  You can modify or void
  90. individual checks, and you can void a range of check numbers in one
  91. operation (Example: Pay cycle run, checks printed, errors found, corrected,
  92. pay cycle re-run and checks re-printed. First set of checks can all to be
  93. voided as a range of numbers from ... to ... because replaced by second set).
  94.  
  95. The check display includes check number, check date, payee, amount, the
  96. type of check, what the last action taken was, and the date that action was
  97. taken.
  98.  
  99.  
  100. F2 Enter NEW Manually Issued Pay Checks
  101. ----------------------------------------
  102.  
  103. Additional manually issued checks can also be entered.  When entering manual
  104. checks you can select what the last activity was and that activity date. The
  105. check number must not already be on file or an error message will occur when
  106. attempting to insert the new check into the file.  Also, of course the same
  107. check number must not be used again later by Payroll USA before the first
  108. check has been purged from the file or an error message will occur then.
  109.  
  110. You should not mix bank accounts on the same check file or your reports will
  111. give confusing figures and there may be conflicts in check numbers.  The
  112. program allows multiple bank files so use that feature if you have this
  113. situation.
  114.  
  115.  
  116.  
  117. F3 Reconcile Checks from Bank Statement
  118. ----------------------------------------
  119.  
  120. When reconciling checks from your bank statement you can enter your beginning
  121. balance, deposits, and service charges and your ending balance will be
  122. calculated for you to double check against your bank statement. Reconciling
  123. checks is just a matter of entering a series of check numbers and amounts.
  124. Each check is retrieved from the file, the number and amount is verified and
  125. if any differences are found you are immediately advised and shown the check
  126. record so you can determine the cause of the error. You are also warned if you
  127. try to reconcile a check that has previously been reconciled or voided.
  128.  
  129. Keying in the amounts may seem un-necessary as we could get it from the check
  130. number, but it is required to catch any errors on the bank's part.  They work
  131. from the MICR coding and if their clerk keys the amount wrong when adding the
  132. MICR for amount then the wrong amount is taken from your account.  It will
  133. also catch fraud if somebody deliberately changed the check before depositing
  134. it.  Take the amount from your bank statement.
  135.  
  136. The cursor can be moved around this screen.  Instructions are on the bottom of
  137. the screen.  When you are about to leave the screen you are asked if this is
  138. the last entry screen you need.  If you answer Y (when all checks from that
  139. bank statement are reconciled) then a report is printed of what was entered on
  140. the screens.  A copy of the report file is saved on disk in case of any
  141. printer error (out of paper, not on line, jambed, etc.).  You will be given a
  142. second chance to print this report next time you select the F3 function.
  143.  
  144.  
  145. F4 Purge Old Checks
  146. --------------------
  147.  
  148. Reconciled or not, checks remain on file until purged.  You can select purge
  149. dates for dead (reconciled) checks (defaults to 3 months ago) and for live
  150. (outstanding) checks (defaults to a year ago).  You can change the defaults
  151. by typing in your choice of date.
  152.  
  153. The purge routine also makes a backup copy of the file as it was before the
  154. purge (in PUSACHQR.BRB / PUSACHQR.BRX) so if a purge is done in error and you
  155. realise it immediately (or before any other checks are added, changed, or
  156. reconciled) you can reverse the purge from the DOS prompt with:
  157.  
  158. COPY PUSACHQR.BRB PUSACHQR.BRC
  159. COPY PUSACHQR.BRX PUSACHQR.BRI
  160.  
  161. The filename may be different from PUSACHQR as you can name it for the bank
  162. whose checks are in it, but the .BRB etc. extensions will be the same. Do
  163. a DOS DIR \PAYPGMS\*.BR* to see all bank files.
  164.  
  165. If you do this copy after any changes are made you will lose the changes and
  166. they will have to be redone.
  167.  
  168.  
  169. F5 Print Check Register
  170. ------------------------
  171.  
  172. You can also print a check register at any time showing what is on the file.
  173. You can select start and end check dates (they will default to the last month
  174. but you can change them to whatever you want) and types of checks (any one of
  175. or combination of: Outstanding, Void, N.S.F., Reconciled) that will be
  176. included on this report.  Outstanding check amounts are in a seperate column
  177. from dead checks and both are totalled seperately on the report.
  178.  
  179.  
  180. UPGRADING MAXIMUM FILE SIZE
  181. ---------------------------
  182.  
  183. On the version included free with Payroll USA the maximum check file size
  184. is 2,500 checks - should be enough for most companies.  It can be increased
  185. to 8,190 checks for a one time cost of $100.00 (plus taxes). For this we
  186. provide a seperate program which does the same thing (with the higher limit)
  187. but which has to be run from the DOS prompt (as we cannot create special
  188. versions of Payroll USA).   Telephone me if an upgrade is needed urgently,
  189. else mail us a check for the amount shown with a note of what it is for.
  190.  
  191.  
  192.                        Christopher Anthistle, President
  193.                               14th. January 1995
  194.